学会开会,效率翻倍

释放双眼,带上耳机,听听看~!

作者 | 小眠宝
来源 | 插座APP(ID:chazuomba)
原题 | “我们讨厌开会,讨厌的究竟是什么?”


我们讨厌开会
讨厌的究竟是什么?

工作3年的晓丹,在没进入职场前,不会想到“开会”这件事能让人这么崩溃。
 
她的领导特别喜欢开会,两句话可以沟通清楚的事,也要组织个会;早会打鸡血;晚会喝鸡汤;周会、月会偶尔让人感觉是在消磨时间。
 
最让晓丹崩溃的是,很多次会议能从下班开到晚上9、10点。次数多了,只要听到领导说:“我最后再讲5分钟”,晓丹就知道这是世上最漫长的5分钟,一两个小时刹不住车。

有人说开会是职场酷刑,你或许也有与晓丹一样的经历。
 

其实,我们并不是讨厌开会本身,而是厌烦那些花里胡哨、浪费时间、扯远跑偏、没有结论的无效开会:
 
PPT做得无比精美,还有动画效果,开会时PPT照着读,重点内容说不清楚;

白天被会议包围,晚上才能开始做事;

会议冗长,上面的人跑题了,下面的人分心、走神、瞌睡、干活,总之各忙各的;

不给时间准备,临时拉你去开会,到会后才知道会议主题,在七嘴八舌中没得出结论;

开了几个小时的会,让你整理会议纪要,瞬间头大;

……
 
会议本是集思广益讨论行动方案、推进工作而诞生的一种工作方式,是企业的重要管理手段和产生决策的地方。
 
如今在一些公司却沦为了领导、老板自嗨演讲,立威,批评员工的舞台。

这不仅让员工厌烦,也在不断消磨员工的工作激情,浪费了参会人的时间,更是在蚕食企业的未来。
 
会议的成本到底有多高?开一场会要花公司多少钱?你算过这笔账吗?
 
一个常用的计算公式是:
 
会议成本=每小时平均工资的3倍 × 2倍 × 开会人数 × 会议时间(小时)
 
公式计算出的是显性成本,还有很多隐性成本不能忽视,比如机会成本,因会议产生的差旅费,会议前的准备时间、所费精力,会议使用资料的成本等等。
 
TED经典演讲《让“偷走”你时间的人滚蛋》中,演讲人曾发布过一项来自美国的统计:
 
每年有超过30亿次会议被举行,高管们40%-50%的工作时间都花在会议上,近34%的会议最终都是浪费时间。如果换算成美元,“每年因会议浪费时间造成的损失近370亿美元”。
 
在职场上,时间就是资源,是成本,是金钱,而管理层的时间更贵,如果用在无效会议上,损失可想而知。
 
所以,如何开好一场会,对企业意义重大。作为打工人,远离无效会议,提升自己开好会的能力,也能助益自己的职场进阶。


开会是一种能力
不是所有人都会

林轩在一家互联网大厂做运营经理,平时会被拉进各种群开语音沟通会。一会儿点开这个文档,一会儿回复那个需求,聊天页面打开了一堆,杂乱无章,让他焦头烂额。头脑风暴会经常变成茶话会,没有结论,留待下次再讨论。
 
在林轩看来,想要开好一场会,简单、高效地处理问题,真的太难了!
 

很多人可能没意识到,开会也是我们应该提升的重要能力。
 
掌握开会能力的人,在跨部门的会议中会给人留下深刻印象,开会更是横向拉通资源的重要机会。平时工作中与高层领导可能没机会接触,但在会议中针对议题提出优秀的行动方案、能控场、会组织的人,势必会给领导留下更好的印象。
 
总而言之,会开会的人,混得不会太差。
 
知名管理学家陈春花教授就曾说过:

“开会是一种能力,不是所有人都会。”
 
提高会议效率和品质,开会这件事不仅不讨厌,还能让你在职场脱颖而出。
 
那么,如何开好一场会呢?
 
提及“会开会”的公司,一定少不了亚马逊。他们的“六页纸开会法”值得我们借鉴学习:
 
第一页:会议背景(What we do?)
第二页:解决什么问题(Why we do it?)
第三页:我们怎样做(How we do it?)
第四页:如何验证(Validation)
第五页:讨论分析(Discussion/Analysis)
第六页:总结(Summary)
 
虽说是六页纸,但并不是要写满六页纸的内容,而是聚焦在开好一场会的六个步骤。避免开会时偏离主题,沦为表演,没有结论和行动方案。
 
亚马逊开会不允许用PPT这一点,也可以学起来,开会不必花里胡哨,解决事情才是关键。
 
除此之外,简化参会人员,不需要参会的人不让参加。苹果和谷歌都这样开会。
 
在一次会议中,乔布斯突然停了下来,他指着洛丽说:“你是谁?”
 
洛丽表示她是被要求参加这次会议的,因为她也参与了营销项目的部分事务。乔布斯听完后礼貌地请她出去了:“洛丽,我认为我们不需要你参加此次会议。多谢。”
 
谷歌开会原则中有一条是:每次参会人员不能多于10人,而且每个人都必须给出想法,如果没有想法就不应该参加。
 
无论是复盘会,项目上线会,还是头脑风暴会,不管开什么会,对会议的时间也应严格把控。

比如规定每个人发言15分钟,多一分钟都不给,聚焦议题,紧扣重点,防止跑偏,无论是管理层还是普通员工,一视同仁。

最后,祝愿每个职场人都能高效开会,到点下班。


本文作者小眠宝,首发于职场充电第一站——插座APP(ID:chazuomba),陪有梦想的人一起成长,欢迎关注。


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